Gestão de Projetos Corporativos

 

As iniciativas elencadas abaixo integram o plano do biênio 2021/2022, sob gestão dos Desembargadores Paschoal Carmello Leandro e Julizar Barbosa Trindade, respectivamente Presidente e Vice-Presidente/Corregedor deste Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso do Sul.

Nos termos da Resolução TRE/MS n.º 702/2020, que dispões sobre o Sistema de Governança e Gestão do Tribunal, confere ao Comitê Permanente de Gestão Estratégica - CPGE a atribuição de "acompanhar e analisar o desenvolvimento das ações e projetos estratégicos, apreciando e sugerindo à Presidência deste Tribunal Regional medidas necessárias à sua implementação e resolução de eventuais pendências"; "elaborar propostas de critérios para avaliação e priorização de planos, programas e projetos estratégicos"; " identificar alinhamentos entre planos, programas e projetos estratégicos das áreas judiciária e administrativa" e; " emitir relatórios consolidados sobre os planos, programas e projetos estratégicos".

Desta forma, o acompanhamento das iniciativas corporativas é realizado, em primeira linha, pelo Comitê Permanente de Gestão Estratégica - CPGE, que analisa os projetos e sua evolução através de relatórios de acompanhamento periódicos, assim como delibera acerca da necessidade de intervenções corretivas ou quaisquer outras providências que se fizerem pertinentes.

A elaboração das iniciativas abaixo considerou diretrizes emanadas pelo Conselho Nacional de Justiça para o Poder Judiciário e, igualmente, pelo Tribunal Superior Eleitoral para a Justiça Eleitoral. Contempla projetos corporativos e ações específicas visando dar continuidade à avanços institucionais, ainda que tenham sido iniciados em gestões anteriores ainda progridem ao longo da gestão atual.

 

Número Processo Objetivo Cronograma Escopo Orçamento Arquivo PDF Arquivo RTF Andamento em 2021
0001699-11.2021.6.12.8000 Aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados 2021 Implantar, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso do Sul, as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, nº 13.709/2018, alterada pela Lei nº 13.853/2019, que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em meio físico ou digital, inclusive por pessoas jurídicas de direito público. Não constam custos adicionais Plano de Ação Plano de Ação O CGPD deliberou pela execução de piloto com três processos diferentes (Registro de Candidaturas; cadastro de dependentes e; nomeação de servidores)
0006950-44.2020.6.12.8000 Implantação de metodologia de Gerenciamento de Projetos 2020/2021 Definição de metodologia, artefatos padrões e fluxogramas em relação ao Gerenciamento de Projetos Institucionais Não constam custos adicionais Plano de Ação Plano de Ação Disponibilizada minuta de metodologia de gerenciamento de projetos (https://www.tre-ms.jus.br/o-tre/governanca-institucional/gestao-de-projetos)
0003738-20.2017.6.12.8000 Gestão por Processos 2017/2021 Implantar modelo de Gestão de Processos, através da implantação de atividades relacionadas  Não constam custos adicionais TAP TAP Em elaboração de metodologia para gestão de processos
0007466-98.2019.6.12.8000 Governança Corporativa 2019/2021 Implantar modelo de governança corporativa Institucional para servir de base para o desenvolvimento dos demais modelos de governança Não constam custos adicionais TAP TAP Após aprovação da Resolução TRE/MS n.º 702/2020, estamos em fase de levantamento das circunstâncias atuais de governança para reporte ao TCU (iGG2021)
0004278-97.2019.6.12.8000 Plano Integrado de Eleições 2019/2020 Desenvolvimento do PIE 2020, documento que retrata o planejamento das Eleições Municipais de 2020 Não constam custos adicionais TAP TAP Projeto encerrado.
0004057-80.2020.6.12.8000 Prêmio CNJ de Qualidade 2020 2020  Implantar ações para participação no Prêmio CNJ de Qualidade 2020, objetivando a recuperação da premiação Ouro Não constam custos adicionais TAP TAP Projeto encerrado. Aguardamos edição do Prêmio CNJ de Qualidade 2021, com os novos requisitos.

 

A gestão de projetos no Tribunal Regional de Mato Grosso do Sul está em fase final de elaboração, com disponibilização de minuta de metodologia, artefatos padrões e fluxogramas, com vistas ao cumprimento da Meta Nacional nº 1/2011, do Conselho Nacional de Justiça, que determinou a criação de unidade de gerenciamento de projetos nos tribunais para auxiliar a implantação da gestão estratégica.

A gestão de projetos no âmbito do TRE/MS segue metodologia híbrida, baseada em técnicas ágeis de gerenciamento de projetos e do guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), além de consistir, essencialmente, em conjunto de técnicas, regras e métodos orientados para mostrar o que deve ser feito em um projeto, com mapas visuais das etapas a serem seguidas.

A primeira versão da metodologia fora disponibilizada em março de 2021 (minuta - versão 00), e deverá ser aplicada no desenvolvimento de projetos institucionais "pilotos" e revisada posteriormente, após aplicação prática, preferencialmente por servidor distinto daquele que a elaborou, de forma a manter maior isenção possível na implementação, análise e revisão da metodologia. Eventuais ajustes na metodologia deverão ser sempre incentivadas, com a finalidade de simplificá-la e sedimentar efetivamente a cultura de projetos no Tribunal, de modo a contribuir para a padronização de procedimentos, redução de custos e riscos operacionais, evitar retrabalho, dotar o gestor de maiores subsídios para tomada de decisões estratégicas e compartilhar lições aprendidas para projetos futuros.

A versão atual trouxe elementos relacionados aos fluxos de processo (mapeamento) para facilitar a compreensão da metodologia pelos gerentes de projeto. Com a representação gráfica do processo de trabalho se pretende agregar melhorias que possibilitem maior percepção do detalhamento das fases do projeto por todos os envolvidos, auxiliando na definição de responsabilidades e entregas, assim como na tramitação da documentação do projeto no sistema SEI!.

O processo de gerenciamento compreende quatro fases (ciclo de vida do projeto), sistematizadas e sequenciais, cada uma documentada através de formulários específicos. 

 

Fase 1 - INICIAÇÃO  

É a primeira fase do projeto, que compreende:

a) Definição do escopo inicial;
b) Comprometimento dos recursos financeiros iniciais;
c) Identificação das partes interessadas internas e externas que vão interagir e influenciar no resultado geral do projeto;
d) Indicação do gerente e da equipe do projeto. 

Termo de Abertura do Projeto (TAP) - Inicia um projeto e relaciona os requisitos iniciais para atender às necessidades ou expectativas das partes interessadas.

Acesse o formulário TAP (documento editável);

Acesse o fluxograma do processo Iniciação;

Acesse o mapeamento do processo de Iniciação (documento BPM).

 

Fase 2 - PLANEJAMENTO                       

É a segunda fase do projeto e consiste em definir os objetivos a serem realizados para o alcance total do escopo e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos. 

Plano Geral do Projeto (PGP) - Detalha as ações e condições necessárias para realização do projeto.

Acesse o formulário PGP (documento editável);

Acesse o fluxograma do processo Planejamento;

Acesse o mapeamento do processo de Planejamento (documento BPM).

 

Fase 3 - EXECUÇÃO, MONITORAMENTO E CONTROLE               

Consiste nos procedimentos realizados para concluir o trabalho definido no plano de geral do projeto, de forma a cumprir as especificações da iniciativa, além de acompanhar, avaliar e regular o progresso do projeto para atender aos objetivos definidos no planejamento. Envolve ainda:

a) Coordenar pessoas e recursos;
b) Integrar e executar as atividades do projeto em conformidade com o plano geral;

Acesse o formulário RAP (documento editável);

Acesse o fluxograma do processo Execução, Monitoramento e Controle;

Acesse o mapeamento do processo de Execução, Monitoramento e Controle (documento BPM).

 

Fase 4 - ENCERRAMENTO                     
Finaliza todas as atividades do projeto, para encerrá-lo formalmente.

Termo de Encerramento do Projeto (TEP) - Formaliza o término do projeto, por cancelamento ou conclusão. Avalia o desempenho do projeto e registra as lições aprendidas.

Acesse oformulário TEP (documento editável);

Acesse o fluxograma do processo Encerramento;

Acesse o mapeamento do processo de Encerramento (documento BPM).

 

 

Plano de Ação - PA                                                                                                                   

 

Além dos artefatos de projetos e fluxogramas de processos elencados acima, a metodologia deste Regional prevê a utilização de formulário Plano de Ação para iniciativas não consideradas como projetos corporativos e que não envolvam mais de uma Unidade (Secretaria, CRE ou Assessoria), circunstâncias que permitirão tramitação mais célere e menos burocrática pelas unidades demandantes. Segue abaixo o formulário, em formato editável.

Acesse o formulário PA - Plano de Ação (documento editável).

 

Gestão de Portfólio                                                                                                                

 

As iniciativas geradas para suportar o planejamento estratégico e o ímpeto inovador de colaboradores que pretendem traduzir suas ideias em resultados devem gerar diversas iniciativas, que irão concorrer entre si, por tempo e recursos escassos. Dentro desse cenário, a gestão de uma quantidade demasiada de propostas pode resultar em entregas pouco efetivas, dado que, os servidores naturalmente já estão envolvidos com suas rotinas diárias. A gestão de portfólio se propõe a definir, por meio de critérios consistentes, na escolha das propostas que serão implementadas, valorizando, assim, a efetividade na alocação de recursos e a transparência dos critérios de seleção. No âmbito do TRE/MS, os projetos são organizados em portfólios, agrupado por áreas e/ou unidades executoras. Cada área/unidade é responsável pelos projetos que compõem seu portfólio, a saber:

 

  •  Área Corporativa (Administrativa e Judiciária): Responsável: Diretor(a)-Geral;
  •  Engenharia: Responsável: Coordenador de Engenharia, da Secretaria de Administração e Finanças;
  •  TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação): Responsável: Secretário(a) da STI.

 

Acesse o processo Gerenciar Portfólio de Projetos - Acolher e priorizar propostas (formato pdf) e (formato BPM)
Acesse o processo Gerenciar Portfólio de Projetos - Monitoramento e Controle (formato pdf) e (formato BPM)
Avaliação e priorização do Comitê Permanente de Gestão Estratégica - CPGE (formato editável)
Ata de reunião do Comitê Permanente de Gestão Estratégica - CPGE (formato editável)