Gestão de Projetos Corporativos

 

As iniciativas elencadas abaixo integram o plano do biênio 2021/2022, sob gestão dos Desembargadores Paschoal Carmello Leandro e Julizar Barbosa Trindade, respectivamente Presidente e Vice-Presidente/Corregedor deste Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso do Sul.

Nos termos da Resolução TRE/MS n.º 702/2020, que dispões sobre o Sistema de Governança e Gestão do Tribunal, confere ao Comitê Permanente de Gestão Estratégica - CPGE a atribuição de "acompanhar e analisar o desenvolvimento das ações e projetos estratégicos, apreciando e sugerindo à Presidência deste Tribunal Regional medidas necessárias à sua implementação e resolução de eventuais pendências"; "elaborar propostas de critérios para avaliação e priorização de planos, programas e projetos estratégicos"; " identificar alinhamentos entre planos, programas e projetos estratégicos das áreas judiciária e administrativa" e; " emitir relatórios consolidados sobre os planos, programas e projetos estratégicos".

Desta forma, o acompanhamento das iniciativas corporativas é realizado, em primeira linha, pelo Comitê Permanente de Gestão Estratégica - CPGE, que analisa os projetos e sua evolução através de relatórios de acompanhamento periódicos, assim como delibera acerca da necessidade de intervenções corretivas ou quaisquer outras providências que se fizerem pertinentes.

A elaboração das iniciativas abaixo considerou diretrizes emanadas pelo Conselho Nacional de Justiça para o Poder Judiciário e, igualmente, pelo Tribunal Superior Eleitoral para a Justiça Eleitoral. Contempla projetos corporativos e ações específicas visando dar continuidade à avanços institucionais, ainda que tenham sido iniciados em gestões anteriores ainda progridem ao longo da gestão atual.

Clique no último RAP (Relatório de Acompanhamento de Projeto) para obter informações detalhadas e atualizadas do projeto.

 

Número Processo Objetivo Cronograma Escopo Orçamento Arquivo PDF Arquivo RTF Último RAP (Relatório de Acompanhamento do Projeto) disponível
0003738-20.2017.6.12.8000 Gestão Por Processos 2017-2021 Implantar modelo de Gestão de Processos, através da implantação de atividades relacionadas  Não constam custos adicionais TAP TAP
0004278-97.2019.6.12.8000 Elaboração do Plano Integrado de Eleições 2019/2020 Desenvolvimento do PIE 2020, documento que retrata o planejamento das Eleições Municipais de 2020 Não constam custos adicionais TAP TAP
0003407-67.2019.6.12.8000 Prêmio CNJ de Qualidade 2019 2019/2019  Implantar ações para participação no Prêmio CNJ de Qualidade 2019, objetivando a recuperação da premiação Ouro Não constam custos adicionais TAP TAP
0007466-98.2019.6.12.8000 Governança Corporativa 2019/2020 Implantar modelo de governança corporativa Institucional para servir de base para o desenvolvimento dos demais modelos de governança Não constam custos adicionais TAP  TAP
0004057-80.2020.6.12.8000 Prêmio CNJ de Qualidade 2020 2020  Implantar ações para participação no Prêmio CNJ de Qualidade 2020, objetivando a recuperação da premiação Ouro Não constam custos adicionais TAP TAP

 

A gestão de projetos no Tribunal Regional de Mato Grosso do Sul está em fase final de elaboração, com disponibilização de minuta de metodologia, artefatos padrões e fluxogramas, com vistas ao cumprimento da Meta Nacional nº 1/2011, do Conselho Nacional de Justiça, que determinou a criação de unidade de gerenciamento de projetos nos tribunais para auxiliar a implantação da gestão estratégica.

A gestão de projetos no âmbito do TRE/MS segue metodologia híbrida, baseada em técnicas ágeis de gerenciamento de projetos e do guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), além de consistir, essencialmente, em conjunto de técnicas, regras e métodos orientados para mostrar o que deve ser feito em um projeto, com mapas visuais das etapas a serem seguidas.

A primeira versão da metodologia fora disponibilizada em março de 2021 (minuta - versão 00), e deverá ser aplicada no desenvolvimento de projetos institucionais "pilotos" e revisada posteriormente, após aplicação prática, preferencialmente por servidor distinto daquele que a elaborou, de forma a manter maior isenção possível na implementação, análise e revisão da metodologia. Eventuais ajustes na metodologia deverão ser sempre incentivadas, com a finalidade de simplificá-la e sedimentar efetivamente a cultura de projetos no Tribunal, de modo a contribuir para a padronização de procedimentos, redução de custos e riscos operacionais, evitar retrabalho, dotar o gestor de maiores subsídios para tomada de decisões estratégicas e compartilhar lições aprendidas para projetos futuros.

A versão atual trouxe elementos relacionados aos fluxos de processo (mapeamento) para facilitar a compreensão da metodologia pelos gerentes de projeto. Com a representação gráfica do processo de trabalho se pretende agregar melhorias que possibilitem maior percepção do detalhamento das fases do projeto por todos os envolvidos, auxiliando na definição de responsabilidades e entregas, assim como na tramitação da documentação do projeto no sistema SEI!.

O processo de gerenciamento compreende quatro fases (ciclo de vida do projeto), sistematizadas e sequenciais, cada uma documentada através de formulários específicos. 

 

Fase 1 - INICIAÇÃO  

É a primeira fase do projeto, que compreende:

a) Definição do escopo inicial;
b) Comprometimento dos recursos financeiros iniciais;
c) Identificação das partes interessadas internas e externas que vão interagir e influenciar no resultado geral do projeto;
d) Indicação do gerente e da equipe do projeto. 

Termo de Abertura do Projeto (TAP) - Inicia um projeto e relaciona os requisitos iniciais para atender às necessidades ou expectativas das partes interessadas.

Acesse o formulário TAP (documento editável);

Acesse o fluxograma do processo Iniciação;

Acesse o mapeamento do processo de Iniciação (documento BPM).

 

Fase 2 - PLANEJAMENTO                       

É a segunda fase do projeto e consiste em definir os objetivos a serem realizados para o alcance total do escopo e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos. 

Plano Geral do Projeto (PGP) - Detalha as ações e condições necessárias para realização do projeto.

Acesse o formulário PGP (documento editável);

Acesse o fluxograma do processo Planejamento;

Acesse o mapeamento do processo de Planejamento (documento BPM).

 

Fase 3 - EXECUÇÃO, MONITORAMENTO E CONTROLE               

Consiste nos procedimentos realizados para concluir o trabalho definido no plano de geral do projeto, de forma a cumprir as especificações da iniciativa, além de acompanhar, avaliar e regular o progresso do projeto para atender aos objetivos definidos no planejamento. Envolve ainda:

a) Coordenar pessoas e recursos;
b) Integrar e executar as atividades do projeto em conformidade com o plano geral;

Acesse o formulário RAP (documento editável);

Acesse o fluxograma do processo Execução, Monitoramento e Controle;

Acesse o mapeamento do processo de Execução, Monitoramento e Controle (documento BPM).

 

Fase 4 - ENCERRAMENTO                     
Finaliza todas as atividades do projeto, para encerrá-lo formalmente.

Termo de Encerramento do Projeto (TEP) - Formaliza o término do projeto, por cancelamento ou conclusão. Avalia o desempenho do projeto e registra as lições aprendidas.

Acesse oformulário TEP (documento editável);

Acesse o fluxograma do processo Encerramento;

Acesse o mapeamento do processo de Encerramento (documento BPM).

 

 

Plano de Ação - PA                                                                                                                   

 

Além dos artefatos de projetos e fluxogramas de processos elencados acima, a metodologia deste Regional prevê a utilização de formulário Plano de Ação para iniciativas não consideradas como projetos corporativos e que não envolvam mais de uma Unidade (Secretaria, CRE ou Assessoria), circunstâncias que permitirão tramitação mais célere e menos burocrática pelas unidades demandantes. Segue abaixo o formulário, em formato editável.

Acesse o formulário PA - Plano de Ação (documento editável).

 

Gestão de Portfólio                                                                                                                

 

As iniciativas geradas para suportar o planejamento estratégico e o ímpeto inovador de colaboradores que pretendem traduzir suas ideias em resultados devem gerar diversas iniciativas, que irão concorrer entre si, por tempo e recursos escassos. Dentro desse cenário, a gestão de uma quantidade demasiada de propostas pode resultar em entregas pouco efetivas, dado que, os servidores naturalmente já estão envolvidos com suas rotinas diárias. A gestão de portfólio se propõe a definir, por meio de critérios consistentes, na escolha das propostas que serão implementadas, valorizando, assim, a efetividade na alocação de recursos e a transparência dos critérios de seleção. No âmbito do TRE/MS, os projetos são organizados em portfólios, agrupado por áreas e/ou unidades executoras. Cada área/unidade é responsável pelos projetos que compõem seu portfólio, a saber:

 

  •  Área Corporativa (Administrativa e Judiciária): Responsável: Diretor(a)-Geral;
  •  Engenharia: Responsável: Coordenador de Engenharia, da Secretaria de Administração e Finanças;
  •  TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação): Responsável: Secretário(a) da STI.

 

Acesse o processo Gerenciar Portfólio de Projetos - Acolher e priorizar propostas (formato pdf) e (formato BPM)
Acesse o processo Gerenciar Portfólio de Projetos - Monitoramento e Controle (formato pdf) e (formato BPM)
Avaliação e priorização do Comitê Permanente de Gestão Estratégica - CPGE (formato editável)
Ata de reunião do Comitê Permanente de Gestão Estratégica - CPGE (formato editável)