T A P
TERMO DE ABERTURA DE PROJETO
	Protocolo:

PROC. SEI 0003738-20.2017.6.12.8000

	

1. INFORMAÇÕES BÁSICAS
PROJETO	
GERENCIAMENTO DE PROCESSOS – INICIALIZAÇÃO	
TEMA ESTRATÉGICO 	
•	Eficiência operacional;
•	Atuação Institucional.	
UNIDADE RESPONSÁVEL OU UNIDADE DE GERENCIAMENTO	
COPEG – Coordenadoria de Orçamento, Planejamento Estratégico e Gestão.	
GESTOR DO PROJETO / LOTAÇÃO / EMAIL / RAMAL	
TITULARES
JAILSON SENA BRITES – COPEG (jailson.sena@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7056

SUBSTITUTO
EDUARDO H. B. NAGATA – COPEG (eduardo.nagata@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7057	
EQUIPE (NOME/ LOTAÇÃO/ EMAIL/ RAMAL)	
TITULARES
ELIZANGELA L. DE ABREU – PRE (elizangela.larsen@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7185
MARCELO JOSÉ DE SOUZA – CRE (marcelo.souza@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7179
PATRÍCIA B. DE OLIVEIRA - DG (patricia.barbosa@tre-ms.jus.br) - RAMAL 7059
JÚLIO CÉSAR S. CARVALHO – SJ (julio.carvalho@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7228
FABIANE DE C. E SILVA – SGP (fabiane.carvalho@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7044
KÁTIA SIMONE M. DE SOUZA – SAF (katia.souza@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7074
MARCELO SILVA DE NOVAES – STI (marcelo.novaes@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7108
MANUELA BAPTISTA V. SHOJI – CCIA (manuela.shoji@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7100

SUBSTITUTOS
NÉLIDA CRISTINA X. L. LENHARO - PRE(nelida.lenharo@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7184
ADEMAR JOSÉ M. DE PAULA – CRE (ademar.paula@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7175
MARCELO SOUZA ZANARDO – DG (marcelo.zanardo@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7064
DANIEL BRUM CUNHA – SJ (daniel.brum@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7144
LENER AYALA COSTA – SGP (lener.costa@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7213
RICARDO N. DE ALCÂNTARA – SAF (ricardo.alcantara@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7073
DIOGO ARANTE C. DE LIMA – STI (diogo.arante@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7131
ANDRÉ DIAS FREITAS – CCIA (andre.freitas@tre-ms.jus.br) – RAMAL 7099	

2. JUSTIFICATIVAS, OBJETIVOS E BENEFÍCIOS
JUSTIFICATIVA	
Necessidade de implantação de Gerenciamento de Processos no Tribunal para tornar mais eficientes os processos de trabalhos, sistemas e procedimentos.
Necessidade de automatizar e/ou digitalizar processos ou modelos de negócios.
Necessidade de “fazer mais com menos”, principalmente devido à tendência de escassez de recursos orçamentários para os próximos anos.
Necessidade de posicionar a organização de acordo com o que a Sociedade deseja. Dentro do conceito Sociedade incluímos: Cidadãos, Eleitores, Partidos Políticos, Imprensa, Órgãos de Controle e Reguladores.
Necessidade de acelerar (tornar mais veloz) mudanças a serem implementadas, derivadas de mudanças no ambiente externo à Organização.
Necessidade de aumentar o know how da organização (know how sendo visto como bem intangível e que aumenta o valor da Organização).	
OBJETIVO 	
Iniciar a implantação da disciplina de Gerenciamento de Processos no âmbito do Tribunal Eleitoral durante o Exercício de 2017.	
BENEFÍCIOS	
Melhoria dos processos de Trabalho, com aumento da eficiência e com possível diminuição de recursos utilizados.
Melhor utilização dos recursos humanos, orçamentários e financeiros disponíveis.
Aumento do valor da organização através de aumento de bens intangíveis (know how).	

3. ESCOPO (PRODUTO E REQUISITOS)
ESCOPO (PRODUTO)	
Implantar a disciplina Gerenciamento de Processos a ser utilizada como ferramenta gerencial para melhoria dos serviços prestados.
A Implantação ocorrerá considerando as seguintes etapas:
•	Cadeia de Valor e Arquitetura de Processos (Nível estratégico de Governança);
•	Definição de Metodologia;
•	Treinamentos da equipe e de pessoal interessado;
•	Projeto Piloto com projetos mapeados.
O produto final é a disciplina implantada em seus estágios iniciais.
Após a conclusão do Projeto deverá ser realizada uma avaliação do Projeto Piloto e dos resultados alcançados para, no futuro, fazer os devidos acertos e melhorias.	
REQUISITOS OU CARACTERÍSTICAS	
•	Envolvimento da governança para definição de objetivos e produtos de processos;
•	Metodologia desenvolvida de acordo com o CBOK (Corpo de Conhecimentos em Gerenciamento de Processos);
•	Deve envolver todas as Unidades da Organização;
•	Como é o produto e quais as características do produto.	

4. AMBIENTE EXTERNO, EQUIPE E GRUPO DE ENTREGAS
PARTES INTERESSADAS (STAKEHOLDERS) EXTERNAS E/OU FATORES EXTERNOS	
Não há Partes Interessadas (Stakeholders) externas que influenciem o Projeto, no entanto, poderão ser realizados pesquisas para identificar requisitos e avaliação dos serviços prestados pelo Tribunal.
Consideram-se Partes Interessadas (Stakeholders) externas para fins do projeto o que denominamos de Sociedade (Cidadãos, Eleitores, Partidos Políticos, Imprensa, Órgãos de Controle e Reguladores.	
EQUIPE	GRUPO DE ENTREGAS	
Governança e Gestão	Patrocínio aos trabalhos;
Levantamento dos Processos para definição da arquitetura de processos;
Definição de objetivos estratégicos e operacionais;
Nomeação de pessoas para desenvolvimento do escopo de Projeto.	
Secretarias, Coordenadorias	Apoio ao desenvolvimento das atividades;
Indicação de pessoas para treinamento e realização dos trabalhos;
Mapeamento dos Processos.	
Equipe do Projeto	Levantamento de informações;
Elaboração do TAP (Termo de Abertura do Projeto);
Elaboração de relatórios e avaliações;
Desenvolvimento do Escopo do Projeto;
Dar conhecimento (Report) à Governança sobre o andamento e possíveis atrasos e falhas na execução do Escopo do Projeto.	

5. PREMISSAS, RESTRIÇÕES E RISCOS
PREMISSAS 	
Premissa 01: Os prazos estabelecidos serão cumpridos;
Premissa 02: Haverá equipe e recursos necessários ao desenvolvimento dos trabalhos;
Premissa 03: Haverá patrocínio da Governança à Execução do Projeto;
	
RESTRIÇÕES	
•	Inexistência de disponibilidade específica para realização do Escopo do Projeto;
•	Desenvolvimento do Escopo do Projeto em paralelo ao Projeto da Biometria em Campo Grande que gera grande esforço das Unidades do Tribunal;
•	Maturidade em Projetos e Processos ainda incipiente, mas em desenvolvimento.	
RISCOS	
Abaixo, registramos as situações e eventos que podem ocorrer no desenvolvimento do projeto que podem prejudicar ou atrapalhar o bom andamento dos serviços:
•	Não disponibilização da equipe para realização dos trabalhos do Projeto devido ao acúmulo de serviços nas Unidades ou de desenvolvimento de trabalho em Projetos mais prioritários (Prioritários por terem data certa de término, exemplo, Projeto Biometria);
OBSERVAÇÃO: Durante a fase de planejamento do Projeto (PGP), mais riscos poderão ser levantados e avaliados quanto a probabilidade e impacto, bem 	

6. ETAPAS DO PROJETO E LINHA DO TEMPO (TIMELINE)
ETAPAS	LINHA DO TEMPO	
PREPARAÇÃO
•	Disponibilização de curso em EAD sobre o assunto;
•	Discussões sobre a Cadeia de Valor e apresentação de Modelo para discussão;
•	Definição de metodologia básica
•	Elaboração do TAP	•	Início em Setembro e término em 30/novembro/2017	
PLANEJAMENTO 
•	Nomeação de Equipe Corporativa de Processos (GT);
•	Aprovação da Cadeia de Valor e Arquitetura de Processos.	•	Início em 01/novembro/2017 e termina em 30/novembro/2017	
INSTALAÇÃO / TREINAMENTO
•	Elaboração do Projeto Piloto (PGP);
•	Treinamentos da equipe e de interessados.	•	Início em 23/outubro/2017 e termina em 30/novembro/2017	
EXECUÇÃO
•	Desenvolvimento do Projeto Piloto com mapeamento de pelo menos 1 processo por unidade.	•	Início em 01/dezembro/2017 e termina em 31/janeiro/2018	

7. CUSTOS DO PROJETO
CUSTOS	
Não haverá custos específicos para desenvolvimento do Projeto, sendo utilizado recursos disponíveis com custo coberto pelo orçamento anual do Tribunal.	

8. PRÓXIMA ETAPA DO PROJETO
PLANEJAMENTO (PGP)	
Com base nas informações acima, será elaborado o Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP), documento de planejamento do Projeto, englobando detalhamento do Escopo, Cronograma, Custos, Gerenciamento de Pessoas, Plano de Contratações e Aquisições, Plano de Respostas aos Riscos e outras informações pertinentes.	

9. ASSINATURAS
Elaborado	Data	Assinatura	
Gerente do Projeto			
Validado	Data	Assinatura	
COPEG			
Aprovado	Data	Assinatura	
Diretoria-Geral