Gestão Documental
A gestão do patrimônio documental é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à classificação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos de arquivo em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente; lembrando que, “documentos de arquivo são todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive magnético, óptico ou digital, produzidos e recebidos pelo órgão em decorrência do exercício de suas funções e atividades específicas ou administrativas” (Resolução CONARQ nº 06/1997).
A Comissão Permanente de Gestão Documental, prevista pelo Decreto nº 4.073/2002, tem a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, com o objetivo de identificar os documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
NO TRE/MS, a responsabilidade por essas atividades é da Seção de Biblioteca e Arquivo - SBA/CSDJ/SJ, subordinada à Coordenadoria de Sessões, Documentação e Jurisprudência - CSDJ/SJ; que por sua vez está subordinada à Secretaria Judiciária - SJ.
PRESERVAÇÃO DIGITAL
Para fins de preservação digital, o Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso do Sul, adotará o Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.
Porém, para que haja efetividade na utilização do RDC-Arq, os sistemas devem possibilitar o tratamento arquivístico das informações. A ferramenta selecionada para a implantação é composta de duas plataformas, a saber, repositório digital (Archivematica), responsável pela preservação e manutenção dos documentos arquivísticos a longo prazo, e a de acesso à plataforma arquivística de descrição, difusão, acesso e transparência ativa de documentos e informações (AtoM).
Ademais, a ferramenta deverá integrar-se com os sistemas produtores de documentos nato-digitais (aqueles que já nascem em meio digital) e com ambientes de armazenamento em meio eletrônico.
No TRE/MS, o AtoM pode ser acessado através do link https://atom.tre-ms.jus.br/index.php/
- Atos do TRE/MS
Resolução TRE/MS nº 766/2022 Altera a Resolução nº 604, de 21.8.2017, que dispõe sobre o acesso à informação, conforme a Lei nº 12.527, de 18.11.2011, denominada Lei de Acesso à Informação – LAI, no âmbito deste Tribunal Regional, e dá outras providências.
Resolução TRE/MS nº 746/2021. (Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental deste Tribunal Regional Eleitoral, e dá outras providências).
Instrução Normativa nº 2, de 07 de agosto de 2019 ( Dispõe sobre os procedimentos para classificação dos documentos e processos elaborados no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, segundo a Lei de Acesso à Informação – LAI, no âmbito da Justiça Eleitoral de Mato Grosso do Sul).
Resolução TRE/MS nº 538/2015 (Institui o Sistema Eletrônico de Informações - S E I como sistema oficial de gestão de documentos e processo administrativo eletrônico neste Tribunal Regional Eleitoral, e dá outras providências).
Manual de Classificação de Informações em Grau de Sigilo.
Resolução TRE/MS nº 604/2017 (Dispõe sobre o acesso à informação, conforme a Lei n° 12.527, de 18.11.2011, denominada Lei de Acesso à Informação - LAI, no âmbito deste Tribunal Regional, e dá outras providências).
Resolução TRE/MS nº 525/2014 (Disciplina o Programa de Gestão Documental nesta circunscrição eleitoral, e dá outras providências). OBSERVAÇÃO: Revogada pela Resolução TRE/MS nº 746/2021.
- Legislação Federal
Constituição Federal (arts. 5º, 22, 37 e 216)
Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados)
Lei nº 9.605/1998 (Sanções penais e administrativas)
Lei nº 12.527/2011 (Acesso à informação)
Lei nº 12.682/2012 (Documentos em meios eletromagnéticos)
Decreto nº 4.073/2002 (Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos)
Decreto nº 4.915/2003 (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA)
Decreto nº 7.845/2012 (Credenciamento de segurança)
Resolução CONARQ nº 06/1997 (Terceirização de serviços arquivísticos)
Resolução CONARQ nº 26/2008 (Gestão de documentos nos arquivos do Poder Judiciário)
- Atos do Conselho Nacional de Justiça
Recomendação CNJ nº 37/2011 (Observância das normas do PRONAME)
Resolução CNJ nº 324 (Proname)
Resolução CNJ nº 211 (ENTIC-JUD)
Resolução CNJ nº 91 ( MoReq-Jus)
- Atos do Tribunal Superior Eleitoral
Portaria TSE nº 364/2013 (Planos de Classificação/Avaliação/Destinação das Informações)
Resolução TSE nº 23.379/2012 (Programa de Gestão Documental)
A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) foi instituída pela Resolução TRE/MS nº 525/2014, e é responsável pela gestão documental do órgão.
A composição da CPAD está regulamentada pela Portaria PRE nº 165/2022.
- Comissão de Gestão Documental - CPAD e Atas
Editais de Eliminação de Documentos - Ano 2023
Unidade | Data de publicação DJE-MS | Data da Eliminação | Link com o Edital em PDF |
Secretaria de Administração e Finanças |
Ano 2023 - n.92 - Campo Grande, sexta-feira, 26 de maio de 2023 | 10/07/2023 | SAF |
13ª ZE - Paranaíba |
Ano 2023 - n.91 - Campo Grande, quinta-feira, 25 de maio de 2023 | 10/07/2023 | Paranaíba |
09ª ZE - Três Lagoas |
Ano 2023 - n.81 - Campo Grande, quinta-feira, 11 de maio de 2023 | 26/06/2023 | Três Lagoas09 |
34ª ZE - Bandeirantes |
Ano 2023 - n.81 - Campo Grande, quinta-feira, 11 de maio de 2023 | 26/06/2023 | Bandeirantes |
36ª ZE - Campo Grande |
Ano 2023 - n.63 - Campo Grande, quinta-feira, 13 de abril de 2023 | 29/05/2023 | Campo Grande - 36 |
54ª ZE - Campo Grande |
Ano 2023 - n.63 - Campo Grande, quinta-feira, 13 de abril de 2023 | 29/05/2023 | Campo Grande - 54 |
23ª ZE - Água Clara |
Ano 2023 - n.62 - Campo Grande, segunda-feira, 12 de abril de 2023 | 29/05/2023 | Água Clara |
06ª ZE - Bataguassu |
Ano 2023 - n.60 - Campo Grande, segunda-feira, 10 de abril de 2023 | 25/05/2023 | Bataguassu |
08ª ZE - Campo Grande |
Ano 2023 - n.59 - Campo Grande, segunda-feira, 04 de abril de 2023 | 19/05/2023 | Campo Grande-08 |
30ª ZE - Bonito |
Ano 2023 - n.57 - Campo Grande, sexta-feira, 31 de março de 2023 | 16/05/2023 | Bonito |
14ª ZE - Camapuã |
Ano 2023 - n.56 - Campo Grande, quinta-feira, 30 de março de 2023 | 15/05/2023 | Camapuã |
41ª ZE - Brasilândia |
Ano 2023 - n.56 - Campo Grande, quinta-feira, 30 de março de 2023 | 15/05/2023 | Brasilândia |
27ª ZE - Ivinhema |
Ano 2023 - n.55 - Campo Grande, quarta-feira, 28 de março de 2023 | 15/05/2023 | Ivinhema |
44ª ZE - Campo Grande |
Ano 2023 - n.54 - Campo Grande, terça-feira, 28 de março de 2023 | 12/05/2023 | Campo Grande |
03ª ZE - Cassilândia |
Ano 2023 - n.53 - Campo Grande, segunda-feira, 27 de março de 2023 | 11/05/2023 | Cassilândia |
16ª ZE - Maracaju |
Ano 2023 - n.49 - Campo Grande, quarta-feira, 21 de março de 2023 | 05/05/2023 | Maracaju |
32ª ZE - Ribas do Rio Pardo |
Ano 2023 - n.39 - Campo Grande, quarta-feira, 08 de março de 2023 | 24/04/2023 | Ribas do Rio Pardo |
04ª ZE - Fátima do Sul |
Ano 2023 - n.39 - Campo Grande, quarta-feira, 08 de março de 2023 | 24/04/2023 | Fátima do Sul |
51ª ZE - Três Lagoas |
Ano 2023 - n.39 - Campo Grande, terça-feira, 07 de março de 2023 | 21/04/2023 | Três Lagoas |
21ª ZE - Rio Verde de Mato Grosso |
Ano 2023 - n.39 - Campo Grande, terça-feira, 07 de março de 2023 | 21/04/2023 | Rio Verde de Mato Grosso |
12ª ZE - Coxim |
Ano 2023 - n.39 - Campo Grande, terça-feira, 07 de março de 2023 | 21/04/2023 | Coxim |
11ª ZE - Rio Brilhante |
Ano 2023 - n.38 - Campo Grande, segunda-feira, 06 de março de 2023 | 20/04/2023 | Rio Brilhante |
24ª ZE - Aparecida do Taboado |
Ano 2023 - n.37 - Campo Grande, sexta-feira, 03 de março de 2023 | 17/04/2023 | Aparecida do Taboado |
10ª ZE - Aquidauana |
Ano 2023 - n.14 - Campo Grande, quinta-feira, 26 de janeiro de 2023 | 13/03/2023 | Aquidauana |
33ª ZE - Mundo Novo |
Ano 2023 - n.13 - Campo Grande, quarta-feira, 25 de janeiro de 2023 | 13/03/2023 | Mundo Novo |
O Programa de Gestão Documental (PGD) do TRE/MS, cujas diretrizes foram disciplinadas pela Resolução nº 746/2021, constitui um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento da documentação, em meio físico ou digital, em sua fase corrente, intermediária e permanente, tendo em vista o acesso aos documentos, a eliminação destes ou o seu recolhimento para o Arquivo Central, aplicando ferramentas de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade da sua documentação, bem como o seu acesso contínuo.
I - Plano de Classificação de Documentos das atividades meio e fim deste Tribunal Regional e cartórios eleitorais;
II – Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades meio e fim deste Tribunal Regional e cartórios eleitorais;
III – Índice da Tabela de Temporalidade de Documentos;
IV – Glossário;
V – Lista de Documentos Vitais;
VI – Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;
VII – Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos ;
VIII – Fluxograma para Destinação de Documentos;
IX – Plano para Amostra Estatística Representativa;
X – Listagem de Eliminação de Documentos (Doc. disponível no SEI);
XI – Edital de Ciência de Eliminação de Documentos da Secretaria deste Tribunal Regional (Doc. disponível no SEI);
XII – Edital de Ciência de Eliminação de Documentos dos Cartórios Eleitorais (Doc. disponível no SEI);
XIII – Termo de Eliminação de Documentos (Doc. disponível no SEI);
XIV – Formulário de Transferência de Documentos;