Gestão Documental

gestão do patrimônio documental é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à classificação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos de arquivo em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente; lembrando que, “documentos de arquivo são todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive magnético, óptico ou digital, produzidos e recebidos pelo órgão em decorrência do exercício de suas funções e atividades específicas ou administrativas” (Resolução CONARQ nº 06/1997).

A Comissão Permanente de Gestão Documental, prevista pelo Decreto nº 4.073/2002, tem  a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, com o objetivo de identificar os documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

NO TRE/MS, a responsabilidade por essas atividades é da Seção de Biblioteca e Arquivo - SBA/CSDJ/SJ, subordinada à Coordenadoria de Sessões, Documentação e Jurisprudência - CSDJ/SJ; que por sua vez está subordinada à Secretaria Judiciária - SJ.

  • Legislação Federal

Constituição Federal (arts. 5º, 22, 37 e 216)

Lei nº 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados)

Lei nº 9.605/1998 (Sanções penais e administrativas)

Lei nº 12.527/2011 (Acesso à informação)

Lei nº 12.682/2012 (Documentos em meios eletromagnéticos)

Decreto nº 4.073/2002 (Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos)

Decreto nº 4.915/2003 (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA)

Decreto nº 7.845/2012 (Credenciamento de segurança)

Resolução CONARQ nº 06/1997 (Terceirização de serviços arquivísticos)

Resolução CONARQ nº 26/2008 (Gestão de documentos nos arquivos do Poder Judiciário)

 

  • Atos do Conselho Nacional de Justiça

Recomendação CNJ nº 37/2011 (Observância das normas do PRONAME)

Manual de Gestão Documental

Resolução CNJ nº 324 (Proname)

Resolução CNJ nº 211 (ENTIC-JUD)

Resolução CNJ nº 91 (MoReq-Jus)

 

  • Atos do Tribunal Superior Eleitoral

Portaria TSE nº 364/2013 (Planos de Classificação/Avaliação/Destinação das Informações)

Resolução TSE nº 23.379/2012 (Programa de Gestão Documental)

 

  • Atos do TRE/MS

Resolução TRE/MS nº 525/2014 (Disciplina o Programa de Gestão Documental nesta circunscrição eleitoral, e dá outras providências). OBSERVAÇÃO: Revogada pela  Resolução nº 746/2021.

Resolução TRE/MS nº 604/2017 (Dispõe sobre o acesso à informação, conforme a Lei n° 12.527, de 18.11.2011, denominada Lei de Acesso à Informação - LAI, no âmbito deste Tribunal Regional, e dá outras providências).

Manual de Classificação de Informações em Grau de Sigilo.

Resolução TRE/MS nº 538/2015 (Institui o Sistema Eletrônico de Informações - S E I como sistema oficial de gestão de documentos e processo administrativo eletrônico neste Tribunal Regional Eleitoral, e dá outras providências).

Instrução Normativa nº 2, de 07 de agosto de 2019 (Dispõe sobre os procedimentos para classificação dos documentos e processos elaborados no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, segundo a Lei de Acesso à Informação – LAI, no âmbito da Justiça Eleitoral de Mato Grosso do Sul).

Resolução TRE/MS nº 746/2021 (Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental deste Tribunal Regional Eleitoral, e dá outras providências). OBSERVAÇÃO: Os instrumentos estão sendo atualizados.

 

 

A Comissão Permanente de Avaliação  Documental (CPAD) foi instituída pela Resolução TRE/MS nº 525/2014, e é responsável pela gestão documental do órgão. A composição da CPAD foi regulamentada pela Portaria PRE nº 162/2021.

- Regimento Interno da CPAD.

- Comissão de Gestão Documental - CPAD e Atas

Programa de Gestão Documental (PGD) do TRE/MS, cujas diretrizes foram disciplinadas pela Resolução nº 525/2014, constitui um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento da documentação, em meio físico ou digital, em sua fase corrente, intermediária e permanente, tendo em vista o acesso aos documentos, a eliminação destes ou o seu recolhimento para o Arquivo Central, aplicando ferramentas de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade da sua documentação, bem como o seu acesso contínuo. 

 

INSTRUMENTOS:

 

1. Plano de Classificação de Documentos (PCD) - Anexo I - A;

2. Plano de Classificação de Documentos (PCD) - Anexo I - B;

3. Tabela de Temporalidade Documental (TTD) - Anexo II;

4. Índice da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - Anexo III;

5. Glossário - anexo IV;

6. Listagem de Eliminação de Documentos - Anexo V;

7. Edital de Ciência de Eliminação de Documentos da Secretaria - Anexo VI;

8. Edital de Ciência de Eliminação de Documentos dos Cartórios Eleitorais - Anexo VI;

9. Termo de Eliminação de Documentos - Anexo VIII;

11. Formulário de Transferência de Documentos;

10. Formulário de Recolhimento de Documentos.