TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE MATO GROSSO DO SUL
R. Desembargador Leão Neto do Carmo, 23 - Bairro Parque dos Poderes - CEP 79037-100 - Campo Grande - MS  
SUMÁRIO EXECUTIVO
Auditoria -  Ação Coordenada CNJ -  Gestão Documental
Destinatário: Presidência e Diretoria-Geral do TRE/MS.
Unidades Auditadas: Secretaria de Tecnologia da Informação e Secretaria Judiciária do TRE/MS (Relatório de
Auditoria nº 01/2019 – SEI nº 0663152.)
Conclusão da Auditoria: A principal conclusão deste trabalho diz respeito a boa estrutura organizacional para
promover a Gestão Documental no Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso do Sul, porquanto o TRE/MS estabeleceu alguns dos processos e políticas recomendados para uma boa gestão documental, dentre os quais se pode mencionar a existência de normativo aprovado, regulamentação das tabelas de temporariedade, existência no âmbito dessa Corte de Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) e de Comitê Gestor do SEI! (sistema de processos e documentos administrativos).
Foram poucos achados, e na maioria deles a competência para implementação é da Corte Superior Eleitoral ou de
outras Entidades do Judiciário. Assim os achados foram aglutinados para melhor compreensão, já que as perguntas nos questionários guardavam pertinência temática, ou seja, aplicavam-se para documentos físicos e digitais, e para os sistemas de processos administrativos e judiciais.
Verificou-se, ainda, ausência de processos que visassem estudos de custo de armazenagem dos documentos tanto
físicos como digitais, bem como custo de armazenagem para os processos físicos em estoque e/ou arquivados, conforme estipulado na Res. CNJ nº 91/2009 e Recomendação CNJ nº 37/2011.
Constatou-se, pelas informações prestadas pela unidade auditada, que o TRE/MS não dispõe em seus sistemas (PJe e SEI!) de funcionalidades importantes, exigidas pelo Moreq-Jus, cuja implantação ou implementação dependem do TSE e do desenvolvedor do sistema, no caso o SEI (TRF4), como por exemplo exportação, transferência, ocultação, alteração e exclusão. De igual forma, há deficiências no controle de guarda dos documentos físicos e digitais. Por fim, foi identificada ausência da aplicação da LAI, na classificação de documentos físicos e digitais (SEI) e também nos judiciais (PJe). Esse último a unidade questionou sua aplicabilidade, justificando que a regra dos processos judiciais é a publicidade, incluindo os documentos acostados, e seguem as disposições dos Códigos de Processo Civil e Penal em relação ao sigilo ou segredo de justiça.
 
A1- Ausência das funcionalidades mínimas exigidas pelo MOREQ -jus nos sistemas informatizados de gestão de processos judiciais (PJe) e administrativos e de documentos (SEI): exportação, transferência e/ou recolhimento (pergunta 7 dos questionários TI/Arquivo, questão auditoria 3).
Situação encontrada: Não existem funcionalidades mínimas exigidas pelo Moreq-Jus, nos sistemas informatizados de processos judiciais (PJe) e administrativos e de documentos (SEI) utilizado pelo Órgão, no caso o Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso do Sul. As funcionalidades são: exportação, transferência e recolhimento.
Proposta de Encaminhamento: a) Instituir as funcionalidades mínimas descritas no Moreq-Jus; b) Implementar as funcionalidades de exportação, transferência e recolhimento e; c) Demandar o TSE para implementação das funcionalidades no sistema.
 
A2- Deficiência de instrumentos que permitam identificação e controle dos documentos físicos e digitais da fase intermediária para a fase permanente (pergunta 25, questão 2).
Situação encontrada: Não há instrumentos que permitam a identificação e controle do recolhimento de documentos físicos e digitais da fase intermediária para fase permanente (SISTEMA SEI). No TRE/MS os documentos dos arquivos permanentes e intermediários estão agrupados, segundo informações da unidade auditada.
Proposta de Encaminhamento:  a) Instituir instrumentos que permitem a identificação e controle de documentos físicos e digitais da fase intermediária para a fase permanente, observando os parâmetros do Moreq-Jus; b) Demandar o TSE para implementação das funcionalidades no sistema e/ou; c) Adquirir ou desenvolver sistema próprio para essa finalidade.
 
A3 - Deficiência na classificação e enquadramento de documentos arquivados conforme plano de classificação e tabela de temporalidade dos documentos da administração do Poder Judiciário (pergunta 27, pergunta 2).
Situação encontrada: Deficiência na classificação e enquadramento dos documentos arquivados conforme Plano de Classificação e tabela de temporalidade dos documentos, sendo os referidos documentos ordenados por ordem de chegada, e localizável através do sistema de Gerenciamento de Arquivo, segundo informado pela unidade auditada.
Proposta de Encaminhamento:  a) Elaborar classificação de documentos; b) Observar normativos do CNJ/TSE acerca classificação da tabela; c) Ajustar sistemas informatizados; d) Adquirir ou desenvolver sistema próprio para essa finalidade e/ou;
e) Demandar o TSE para implementação das funcionalidades no sistema.
 
A4 - Ausência de estudos periódicos de custo de armazenagem de documentos (pergunta 28, questão 3).
Situação encontrada: Inexistem estudos periódicos de custo de armazenagem de documentos elaborados pelo TRE/MS. Proposta de Encaminhamento: a) Implementar e promover estudos regulares sobre o custo de armazenagem de documentos e processos. 
 
A5 -  Ausência de classificação dos documentos físicos,  assim como no sistema “SEI”, de classificação conforme a Lei de Acesso à Informação (LAI). E os sistemas “SEI/PJe” não possuem funcionalidades que permitam sua classificação, conforme a Lei de Acesso à Informação (LAI) (perguntas 31 e 32 do questionário Arquivo e pergunta 17 questionário TI, questão de auditoria 4).
Situação encontrada: O Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso do Sul (TRE/MS) não classifica seus documentos físicos conforme a classificação da Lei de Acesso à Informação, ou seja, em ultrassecreto, secreto e reservado. No âmbito do TRE/MS o sistema informatizado de gestão de processos administrativos (SEI) e o sistema de processos judiciais (PJe), não tem as funcionalidades que permitam a classificação estipulada na LAI, embora haja regulamentação em conformidade com os graus de sigilos da Lei de Acesso à Informação. A unidade auditada reporta que existe um limitador operacional do SEI que precisa ser dirimido, justamente quanto à classificação em graus de sigilo. Ressalta também que a Coordenadoria de Sessões Documentação e Jurisprudência (unidade auditada), aguarda aprovação do Comitê Gestor do SEI para inclusão da classificação de documentos nos graus: ultrassecreto, secreto e reservado.
Proposta de Encaminhamento: a) Implementar a classificação dos documentos/processos físicos e digitais, atendendo aos parâmetros da Lei de Acesso à Informação; b) Observância dos normativos de regência do CNJ/TSE e TRE/MS e; c) Demandar o TSE para implementação das funcionalidades no sistema.
 
A6 – Ausência da funcionalidade para controle de prazos de guarda e destinação de documentos e processos nos sistemas SEI e PJe (pergunta 4 questionário TI, questão auditoria 3).
Situação encontrada: O TRE/MS não adota políticas de guarda, destinação e movimentação de documentos e de processos nos sistemas SEI e PJe. A unidade auditada relatou que não existe gerenciamento dos dados referentes à guarda e destinação de documentos, pois não existe a disponibilização de um módulo que possa emitir relatórios para o controle de prazos e armazenamentos dos repositórios do arquivo intermediário e permanente. Afirma, ainda, que para a existência de tais procedimentos é necessária a implementação desse recurso, cujo desenvolvimento é feito exclusivamente pelo órgão desenvolvedor do sistema (TRF4), intermediado pelo Tribunal Superior  Eleitoral. Na reunião de achados preliminares foi questionada a inclusão das funcionalidades/qualidades (unicidade, confidencialidade, integridade, autenticidade, não-repúdio, tempestividade e confiabilidade), sendo explicado que esse achado foi retratado pelo CNJ, e transportado de maneira fiel para o relatório proposto pela unidade de auditoria. Em alinhamento com a Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria,  foi retirada do texto essa parte, permanecendo o achado tão somente quanto ao controle de prazos de guarda. A CRIP, unidade auditada, comprovou por meio de evidências (telas do sistema PJe) que as funcionalidades apontadas no Relatório Preliminar, e retiradas na versão final, estão presentes no sistema em questão (PJe). 
Proposta de Encaminhamento: a) Instituir funcionalidade de prazos de guarda e destinação de documentos na gestão de processos administrativos e documentos utilizados pelo Órgão; b) Adequar sistemas digitais conforme parâmetros definidos pelo MOREQ-Jus e; c) Demandar o TSE para implementação das funcionalidades no sistema.
 
A7 – Ausência das funcionalidades de alteração, exclusão ou ocultação nos sistemas informatizados de gestão de processos administrativos e de documentos (SEI) pela equipe responsável, mediante solicitação (pergunta 8 questionário Arquivo, questão de auditoria 3)
Situação encontrada: Os sistemas informatizados de gestão de processos administrativos e de documentos (SEI) utilizado pelo órgão não inclui as funcionalidades de alteração, exclusão ou ocultação, mediante solicitação, pela equipe responsável. A equipe não consegue efetuar no sistema os comandos descritos anteriormente, ante a ausência de funcionalidades que permitam a ação. Proposta de Encaminhamento: a) Adotar no sistema funcionalidades mínimas exigidas pelo MOREQ-Jus e; b) Demandar o TSE para implementação das funcionalidades no sistema.
 
Campo Grande/MS, 16 de outubro de 2019. 
 
Alessandra Falcão Gutierres de Souza
Supervisora da Auditoria - Coordenadora CCIA
 
Flávio Alexandre Martins Nichikuma
Membro - Lider de Equipe
 
Elaborado  por: Flávio Alexandre Martins Nichikuma (Membro) (em: 29/04/2019  )
Revisado por: Flávio Alexandre Martins Nichikuma (Lider da Auditoria) (em: 15/10/2019).
Aprovado por: Alessandra Falcão Gutierres de Souza (Supervisora da Auditoria) (em: 17/10/2019)

Documento assinado eletronicamente por 

ALESSANDRA FALCÃO GUTIERRES DE SOUZA

, 

Coordenador(a)

, em 17/10/2019, às 16:13,

conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Documento assinado eletronicamente por 

FLÁVIO ALEXANDRE MARTINS NICHIKUMA

, 

Analista Judiciário

, em 17/10/2019, às 16:27,

conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site

 

http://sei.tre-ms

.j

us.br/sei/controlador_externo.php

?

acao=documento_conferir&id_or

g

ao_acesso_externo=

0

 informando o código verificador

 

067447

3

 e o código

 CRC 

7302B37

C

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0001302-20.2019.6.12.8000	0674473v22